南方周末2024中国企业社会责任年会 公关公司服务采购公告

一、项目简介（项目编号：ZM202406002）：

南方周末计划于2024年7月25-26日在广州举办2024年中国企业社会责任年会（简称责任年会）。责任年会（简称责任年会）是南方周末多年建立的平台型活动，也是企业社会责任领域规格最高、最受业界瞩目的盛会之一。

7月25日为上午、下午举办不同主题的分论坛；7月26日为主会场，两天在同一会场举办颁奖典礼和高峰论坛，人数规模200人左右。

二、供应商资格条件要求

1、具有公关活动策划、大型活动执行、舞台设计、物料制作、视频制作、会务服务等资质。

2、中国境内注册成立的具有独立法人资格的企业，有能力提供安全、快捷、高品质的服务。

3、曾经有同类大型项目的操作经验，具备成熟的活动现场统筹人员。

4、单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系的不同供应商，不得同时参加同一合同项下的采购活动。供应商之间有上述关系的，应主动声明，否则将记录为不良行为。

三 、采购要求

1、按照“2024中国企业社会责任年会公关公司服务”的要求，具体服务需求请见报价函所列清单。

2、活动前中后期至少有3位统筹人和2名设计人员、2名视频剪辑人员专门跟进和配合项目需求，均需资深人员。活动现场每个模块需要有固定模块统筹人（需附个人简介，包括本行业工作年限和服务过的项目），统筹团队包括但不限于：总统筹人1位、现场搭建及物料统筹人1位、现场流程统筹人1位、设计及视频素材统筹人1位，活动现场搭建需配备足够的搭建工人及服务人员。

3、需供应商提供过往服务案例及统筹团队人员明细。

　　4、结款前需出具服务内容总结报告及增值税专用发票。

四、合同主要条款

（一）甲方的责任和权利

1、双方合作期间，甲方应积极配合乙方，及时提供乙方所需的各类图片和文字资料，并应对上述资料的合法性、真实性、准确性和完整性负责，如因甲方提供的资料而引起法律纠纷，其相关的一切责任由甲方负责，乙方不承担由此产生的直接责任或连带责任。
    2、甲方有权及时地对乙方所提交的策划思路、方案和其他书面工作文件以书面形式提出修改意见和建议，乙方据此进行修改、调整，直至甲方认可方可定稿。但甲方应尊重乙方的专业知识和经验，并应考虑乙方工作周期等因素，在乙方提交有关文件后，应及时、完整地以书面形式提出明确的意见，以便乙方有足够时间保质保量完成各项业务。甲方应指定一位全权代表与乙方沟通，以避免多头决策而导致工作质量、效率下降。
    3、若定稿后，甲方再次提出修改，由此而产生的一切相关费用应由甲方承担。若因甲方资料提供、审稿、定稿以及再次修改等方面因素所造成的工期延误或经济损失由甲方负责。

（二）乙方的责任和权利

1、乙方承接甲方业务，应按时、按质、按量完成甲方委托的各项策划、设计、会议搭建、会议服务等业务，并为甲方资料保密。

2、乙方应主动提前向甲方索要各类工作所需的相关资料，并按甲方确认之正稿联系相应制作公司，并协助甲方验收材料。若因乙方工作缘故导致成品与甲方确认之正稿不一致，从而致使甲方受损，乙方应赔偿甲方相应的损失。

3、活动期间，乙方必须派专人在现场进行搭建监督，及时解决会议中出现的突发状况。

4、乙方应确保活动搭建过程中的安全，防止意外事故的发生，因乙方原因而发生意外事故造成甲方或第三方人身或财产损失的，乙方应承担相应的法律责任并赔偿受损害方的所有损失。

五、评审办法

本项目采用综合评分法进行评选，即在符合采购公告相关要求的前提下，由项目小组综合考虑各报价商的资质、报价、案例、方案等内容，以评分方式评选出服务供应商。

六、现场应标要求

1、供应商需委派一名代表于6月18日上午10时至南方报业传媒集团23楼进行现场讲标（需带身份证登记进入），如讲标时间地址变更将提前通知。

2、每个供应商讲标时间为10分钟以内，需提供服务方案，包括大会现场布置方案（含设计方案及布置方案等）、大会服务方案、应急方案。

3、会议定于广州丽思卡尔顿酒店3楼豪华宴会厅2+3厅举办，会议外场场地包括3楼豪华宴会厅2个走廊及所有可布置区域，如设计需要可至现场勘查。

七、报价要求：

（一）需提交资料

1、营业执照复印件

2、法人代表身份证明（正反面复印件）

3、法人代表授权书

    4、企业简介（包含团队成员、过往案例及合同关键页复印件/扫描件等相关证明材料）

5、报价函（格式见附表）

以上所有资料均需加盖公章，法人代表授权书需由法人代表签字。

（二）报价文件要求

符合条件且有兴趣参与本项目的服务商，请下载本公告附件《南方周末2024中国企业社会责任年会公关公司服务项目报价函》，按照该函的要求填写并附相关材料，加盖公章后，于 2024年6月17日中午12时之前将报价函密封（封口加盖骑缝章并在信封上写明：南方周末2024中国企业社会责任年会公关公司服务项目）后快递到南方周末办公室，地址：广州市广州大道中289号南方周末，联系人：陈小姐，联系电话：15112097729 。项目联系人：凌小姐，联系电话：15013141738。逾期送达的报价文件不予接收。

       附件：附件1：报价函

                 附件2：项目评分表   

                 附件3：会场平面图

                 附件4：主设计图   

广东南方周末经营有限公司

                                         2024年6月7日