文化企业采购代理机构会员档案管理须知

文化企业采购代理机构会员档案管理须知

第一章  总则

第一条  为了进一步加强通过南方文化产权交易所（以下简称“本所”）开展的采购业务档案管理，维护采购业务档案的完整、真实和安全，规范采购行为、加强市场监管，根据《中华人民共和国档案法》，结合本所工作实际，制定本须知。

第二条  本须知所称档案是指根据国家和地方有关部门要求，在本所开展的采购活动过程中形成的，并能真实反映项目内容的，需统一保存或移交的包括业务文件、往来信函、会议记录等在内的，以文字、图纸、电子文档、影音资料为载体的历史信息记录。

第三条  本所的档案管理贯穿于档案的形成、积累、归档、整理、保管、利用、统计、鉴定、销毁全过程，确保档案的真实性、完整性、安全性。档案管理需维护其保密性，并做好利用工作。

第四条  通过本所开展采购活动的代理机构会员需遵照本须知要求对采购项目档案进行归档管理。

第二章  档案整理及要求

第五条  代理机构应当根据其承办采购活动的程序，从项目接受委托开始，做好项目所有原始资料的收集、保存、整理。代理机构应当对所承办项目的归档过程和质量全面负责。

第六条 项目档案应当包括以下内容：

（一）项目受理前期材料，包括采购人信息、委托合同、项目立项等资格性审查文件；

（二）信息发布资料（资格预审公告（如有）、资格预审报告（如有）、采购公告、澄清公告、中标候选人公示、中标公告等）；

（三）采购文件及响应文件（含澄清修改文件、补充性文件等）；

（四）供应商报名表及保证金收取情况汇总表、评标评审专家抽取记录；

（五）开标记录；

（六）评标标准、评估报告、定标文件、评标评审专家评分表；

（七）中标通知书；

（八）合同文本及法人代表授权委托书；

（九）其他需要归档的材料。

第七条  纸质文件归档要求：

（一）归档的文件材料要完整、系统、真实、准确。

（二）纸质文件归档时，必须保持文件之间的有机联系。如：文件的正件与附件、请示与批复等要收集为统一项目档案。

（三）按不同时间，对归档材料要进行科学分类、编目和编号，

（四）归档的文件材料中书写部分须字迹工整，用黑色的钢笔或签字笔书写。

第八条  通过本所开展的采购活动有关文件的形成和归档等，鼓励应用电子文件方式。

第九条 电子文件归档要求：

（一）存储电子文件的载体应标明项目编号等相关信息。

（二）电子文件及其元数据应当同时归档，元数据应符合国家和广东省相关标准规范；归档电子文件中应包括《电子文件元数据表》（电子版）、电子文件机读目录、相关软件及其他说明等，并附《归档电子文件登记表》。

（三）加密的电子文件归档前应做解密处理，明文归档。

（四）对未在各电子系统中留痕的应归档的材料，均需通过人工扫描等方式形成电子档案（标准PDF格式文件）留存。

（五）保管期限属于“永久”、“长期”的电子文件，采购人及其委托的代理机构须至少各制作一份该电子文件的纸质文本同时归档，并建立准确、可靠的标识与之对应。

第十条  电子档案管理应遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，满足采购业务全程留痕的要求，采取有效技术手段和管理措施确保电子文件信息安全，并提供分层次、分类别共享应用。

第三章  档案保存期限与销毁

第十一条  通过本所开展的采购业务档案保存期限为十五年。

第十二条  销毁档案必须严格控制，慎重从事。对保管期已满，经确定需销毁的项目档案需由本所编制销毁清单，经项目有关人员会审批准后，确定是否保存或销毁。

第十三条  经本所销毁的项目档案清册及报批手续一并立档永久保管。

第四章 附则

第十四条  本须知由本所负责解释。

第十五条  凡参通过本所开展采购业务的各代理机构会员均应仔细阅读、理解及承诺遵守本须知并接受本所关于本须知的修订、更正，修订内容由本所通过本所网站以公告形式通知。

第十六条  本须知自发布之日起施行。